Spend Management è un sistema gratuito per le aziende, che semplifica e velocizza l’intero processo di gestione delle spese aziendali. Questo processo può risultare particolarmente complesso nelle aziende del settore alimentare, dove sono molti i dipendenti con elevate capacità professionali e un grado di autonomia tale da giustificare esborsi legati allo svolgimento delle proprie mansioni.
La rendicontazione delle spese rischia spesso di trasformarsi in una notevole perdita di tempo, per il personale che ha sostenuto gli esborsi come per gli uffici amministrativi.
Con Spend Management, la nuova funzionalità del software Agicap, queste lungaggini diventano solo un ricordo. Inoltre il suo funzionamento permette ad Agicap, importante realtà operante nel settore del software per i flussi di cassa, di fornire questa soluzione senza richiedere alcun corrispettivo al cliente.
Spend Management è un’idea semplice e geniale che, senza alcun esborso da parte dell’azienda cliente per l’acquisto del tool, permette di risparmiare tempo e ridurre i costi legati alla gestione delle spese aziendali. Grazie a Spend Management, l’attività di gestione spese è centralizzata e resa automatica in tutte le sue fasi.
Dall’emissione di carte di debito per i dipendenti alla rendicontazione degli esborsi sostenuti, fino all’aggregazione dei dati relativi alle spese, con la possibilità di scaricarli in un unico file ed eventualmente caricarli nel sistema di contabilità aziendale, tutto è semplificato e per quanto possibile reso automatico, eliminando i compiti ripetitivi e le fonti di errore.
Come può un sistema così utile per le aziende essere fornito gratuitamente? Semplice: la remunerazione di Agicap deriva dalle commissioni sulle transazioni ed è quindi a carico degli esercenti convenzionati.
Spend Management permette di superare le difficoltà legate alle spese dei dipendenti, spesso uno degli aspetti più frammentari e laboriosi delle uscite di cassa.
Con questa funzione l’azienda può creare rapidamente carte di debito fisiche o virtuali per i dipendenti, evitando i tempi di attesa per l’emissione da parte della banca.
La carta può essere personalizzata per ogni dipendente variando in tempo reale i limiti di spesa e introducendo eventuali restrizioni; le spese sono monitorate costantemente, in modo centralizzato ma suddivise per singolo dipendente.
Fino ad oggi, al termine di una trasferta lunga e articolata, era possibile che un dipendente non si ricordasse di preciso dove aveva messo tutti i giustificativi delle spese sostenute. Ora con Spend Management la stagione della caccia allo scontrino può dirsi definitivamente chiusa.
Quando il dipendente paga con la carta, l’amministrazione è automaticamente informata dell’avvenuto pagamento. Contestualmente parte un promemoria per il dipendente, in modo da ricordargli di caricare il giustificativo. Questo può essere facilmente trasmesso in amministrazione utilizzando un normale smartphone.
L’amministrazione potrà verificare che la ricevuta sia stata caricata e che sia leggibile; nel caso il dipendente tardi a inviarla, sarà possibile procedere con solleciti mirati che indicano di quale spesa si tratta, richiedendo il relativo giustificativo.
L’invio dei solleciti può essere attivato e disattivato autonomamente dall’ufficio amministrativo, che può anche regolarne la frequenza.
Alla fine del periodo di rendicontazione, con pochi clic sarà possibile scaricare i file con tutte le ricevute, facilitando l’invio all’ufficio contabilità.
Spend Management permette di monitorare in tempo reale le spese dei dipendenti, anche prima che le relative ricevute vengano caricate, e di conoscere il budget residuo per ogni singolo dipendente.
Il sistema di notifiche automatico e regolabile riduce praticamente a zero il numero di spese prive di giustificativo.
A fine periodo le ricevute e le transazioni possono essere tutte esportate; non essendoci più giustificativi mancanti, le chiusure contabili sono puntuali e precise.
L’interfaccia essenziale e facilmente comprensibile di Spend Management facilita la gestione simultanea dei diversi aspetti della gestione spese: è possibile controllare lo stato della singola ricevuta, la carta di ogni dipendente con il budget residuo e il saldo complessivo del conto di addebito di tutte le carte aziendali, il tutto dalla stessa schermata.
Come ci spiega Davide Pugliese, Responsabile Clienti di Agicap: “L’introduzione di Spend Management soddisfa un bisogno che già numerose aziende ci avevano segnalato: come sempre, la nostra attività di ricerca e sviluppo prende le mosse dall’ascolto dei nostri clienti e dalla comprensione delle loro esigenze. La gestione delle spese è un aspetto del cash management che spesso occupa una quantità spropositata di tempo rispetto agli importi coinvolti: con Spend Management, risulta ricondotto a termini molto più ragionevoli. E naturalmente il fatto che sia del tutto gratuito per l’azienda è un forte incentivo all’adozione di questa soluzione”.
Le aziende concordano, come si evince dal commento di Giovanni Nangano , Presidente Aenne Press Spa:“Spend Management è un gioco a somma maggiore di zero, che fa contenti tutti! I dipendenti non hanno più il problema di ritrovare le ricevute e ricordarsi di presentarle; non possono sbagliare le somme né andare incontro a spiacevoli contestazioni. L’amministrazione non deve perdere tempo a sollecitare i dipendenti recalcitranti: ci pensa il sistema. E il commercialista rice
ve tutti i documenti puntualmente e in ordine. La gestione delle spese ora è una passeggiata… e in più è incluso nell’abbonamento gratuitamente, il che certo non guasta!”
La nuova funzione Spend Management completa lo sviluppo in ottica all-in-one del software per la gestione dei pagamenti Agicap Payment che, unitamente al software per la gestione evoluta dei flussi di cassa Agicap Cashflow e al modulo di recupero crediti Agicap CashCollect, costituisce un’offerta integrata per le aziende intenzionate a velocizzare e migliorare la loro gestione della tesoreria.
Oltre ai software intelligenti e performanti, Agicap offre un servizio di assistenza e personalizzazione che ne distingue nettamente l’offerta rispetto ai concorrenti.